Comment faire une note de frais ?
Tout travailleur salarié ou assimilé peut se faire rembourser les frais qu’il a engagés pour son employeur par le biais d’une note de frais. Le remboursement de ces frais obéit cependant à des règles très précises qu’il est utile de connaître. Petit focus pour bien maîtriser la note de frais.
Note de frais : Qu'est-ce que c'est ?
La note de frais s’apparente à une facture adressée par un employé à son employeur pour lui demander le remboursement de frais qu’il a engagés dans le cadre de son activité professionnelle. Elle se présente sous la forme d’une fiche type généralement fournie par la comptabilité de l’entreprise détaillant les dépenses remboursables du salarié ou assimilé.
Quelles dépenses ?
Peuvent être portées à la note de frais toutes les dépenses engagées par le salarié au profit de son employeur dans le cadre de son activité normale ou d’un ordre de mission spécifique. Le plus souvent, ces dépenses sont liées à :- des frais de route (carburant, péage, ticket de transport en commun) ;- des frais de bouche (repas d’affaires) ;- des frais de logement (hôtel, location) ;- achat de petites fournitures de bureau ou de consommables divers.Dans tous les cas, le salarié ou assimilé doit justifier auprès de sa direction les dépenses qu’il souhaite se faire rembourser en fournissant les factures correspondantes et en démontrant le cas échéant leur caractère purement professionnel.
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Deux formes possibles de remboursement
Dès lors que la note de frais présente des frais effectivement engagés pour l’entreprise, cette dernière est tenue de les rembourser. On notera que ce remboursement n’a pas besoin d’être inscrit au contrat de travail de l’employé pour être obligatoire. Cette prise en charge par l’employeur des frais inhérents à la fonction d’un employé peut prendre deux formes :Les frais réels : il s’agit de rembourser l’exact montant des frais engagés. C’est cette forme de remboursement qui implique l’édition de la note de frais et de la présentation des justificatifs des dépenses qui y figurent.
Pour les frais de restauration, la facture du restaurant doit être accompagnée du nom des invités et du motif de l’invitation. Les dépenses d’hébergement sont recevables lorsque le salarié se situe à au moins 50 km de son domicile ou dans une zone nécessitant plus de 1 h 30 de transport en commun pour le rallier.L’indemnité forfaitaire : dans ce cas, le remboursement s’effectue par le biais d’une allocation globale forfaitaire incluant les frais de logement, de repas et de déplacement. Cette forme de prise en compte des frais professionnels n’implique pas l’édition d’une note de frais ni la fourniture des justificatifs afférents. Une solution souple qui se négocie au moment de l’embauche du salarié.
Les barèmes d’indemnités kilométriques
Pour rembourser les frais de déplacement, la comptabilité de l’entreprise s’appuie sur le barème kilométrique de l’administration fiscale. Ce barème tient compte de la puissance fiscale du véhicule utilisé et de la distance parcourue. On notera qu’il existe des barèmes adaptés aux deux-roues motorisés. Ces barèmes d’indemnités kilométriques sont calculés pour couvrir les frais de carburant, l’entretien du véhicule, sa dépréciation et l’assurance.
Éditée consciencieusement, accompagnée des justificatifs nécessaires et n’incluant jamais de dépenses personnelles, la note de frais doit donner lieu à un remboursement à la fin du mois où elle est présentée. Elle constitue un outil important pour construire et maintenir une relation employé-employeur saine : un aspect de ce document comptable à ne pas négliger !*
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