Le coffre-fort numérique est-il fait pour vous ?

Marie Caillet - publié le 12/06/2020 à 14:00

Parmi toutes les options de stockage numérique gratuites, aucune ne fait vraiment l'unanimité : les disques durs et clés USB possèdent une mémoire flash qui n'est pas valide au-delà de 5 ans. Quant au Cloud, s'il permet d'échanger rapidement documents et images, il est exposé aux cyber-attaques. Pour stocker des documents confidentiels, la meilleure solution reste le coffre-fort numérique, un service en ligne 100 % sécurisé. Voici les critères clés pour choisir le coffre adapté à vos besoins.

Exclusivité et sécurisation

Le coffre-fort numérique combine deux caractéristiques principales : une fonction d'archivage crypté par une empreinte numérique, et un accès limité à un seul utilisateur. Vous accédez à votre espace privé via une adresse sécurisée avec un identifiant et mots de passe. Une authentification forte vous donnera un mot de passe à usage unique et un code de confirmation par SMS.

La loi encadre strictement la commercialisation des coffre-forts numériques qui doivent, pour pouvoir afficher ce terme, recevoir l'agrément du ministère de la Santé et de la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés). Pour une confidentialité certifiée, évitez donc les coffres-forts n'affichant pas ces certifications.

Une confidentialité optimale doit comprendre les éléments suivants :

  • Cryptage des données par scellement avant archivage
  • Contrôle d'accès défini par une authentification forte
  • Traçage de tout utilisateur accédant aux documents via un horodatage performant.

Capacité de stockage

Un coffre-fort numérique peut vous servir à stocker des documents sensibles ou confidentiels comme des bulletins de paie, des contrats, des factures, des photos ou tout autre dossier que vous souhaitez dématérialiser. La capacité de stockage peut aller d'1 Go à illimité, avec un prix allant de pair : il faut compter entre 2 et 15 € par mois en fonction de la capacité-mémoire et du niveau de sécurisation. Si vous voulez juste stocker vos fiches de paie et vos contrats, inutile de vous ruiner avec une offre premium. Si vous destinez votre coffre-fort à accueillir des documents plus lourds comme vos albums photos des 10 dernières années et des suivantes, prenez au minimum du 5 Go.

Ergonomie

Le coffre-fort numérique sera réservé à votre usage privé : il est donc primordial que la connexion et la navigation, bien que sécurisées, soient intuitives et que vous puissiez accéder rapidement à vos documents. Un coffre-fort numérique avec une bonne ergonomie vous proposera notamment les fonctions suivantes :

  • Moteur de recherche pour accéder rapidement à vos documents stockés
  • Outil de tri, indexage et intégrité des documents
  • Réversibilité rapide (c'est-à-dire récupération complète et intègre des documents) et dans un format immédiatement utilisable.

Le coffre-fort numérique et la législation

Les articles L 103 et L 122-22 du Code de la Consommation encadrent fermement et précisément la terminologie « coffre-fort numérique ». Pour être commercialisé en tant que tel, il doit :

  • Remplir la norme AFNOR NF Z 42-020 qui spécifie les modalités d'archivage, de connexion, de suppression et de restitution des documents.
  • Être conforme au décret de confidentialité du 30 mai 2018
  • Être conforme au décret de réversibilité du 5 octobre 2018
  • Avoir une certification ISO 27001 (sécurité des systèmes d'information) et ISO 9001 (norme des sites de stockage)
  • Avoir le label de la FNTC (Fédération des tiers de confiance du numérique)- - Être conforme aux critères de l'Anssi (Agence nationale de sécurité des systèmes d'information).

Plus sûr qu'un coffre-fort électronique, un coffre-fort numérique vous permet de stocker vos données personnelles sur un espace protégé : dossiers, photos, papiers confidentiels. La conservation et la traçabilité des documents sont garantis. Une solution payante, mais qui vous garantit un stockage dématérialisé et entièrement sécurisé.

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