Nos astuces pour mieux s’organiser au quotidien

Florian Billaud - publié le 18/02/2020 à 11:00

S’organiser ? Plus facile à dire qu’à faire ! Nous avons souvent l’impression que le temps passe bien trop vite et que nous n’avons pas un instant à nous. Pourtant, de nombreuses astuces peuvent nous permettre d’améliorer notre quotidien tout en réduisant la fatigue et le stress.

Pourquoi sommes-nous débordés ?

Entre vie de famille, vie professionnelle, temps de transport, courses, intendance de la maison, et relations avec vos proches, pas toujours facile de trouver un moment pour regarder un film ou lire un bon livre. Nous avons souvent beaucoup de choses à faire, et il est parfois difficile de s’y retrouver. Ce sentiment est aujourd’hui exacerbé par nos Smartphones, le web et les réseaux sociaux : nous sommes joignables en permanence, y compris le week-end ou en vacances.

Pourtant il existe quelques solutions et applications qui pourront grandement vous simplifier la vie.

Faire des plannings pour s'organiser

Les plannings sont généralement le premier pas à effectuer pour ne pas être débordé. Il en existe de plusieurs sortes. L'agenda, qu'il soit papier ou numérique, est une bonne solution pour organiser son emploi du temps personnel. L'application Wunderlist est parfaite pour vous organiser de manière optimale ! En plus de créer des alertes pour vos événements importants, vous pouvez gérer des projets professionnels, ou partager des listes de tâches, entre autres.

Vous pouvez aussi acheter un organiseur grand format, accessible et visible pour toute la famille. C'est un outil très pratique pour les familles nombreuses, et il permet à chacun de savoir quelles sont les priorités des membres du foyer.

Enfin, pourquoi ne pas opter pour le rétro planning ? Vous devez rendre un dossier jeudi prochain ? Partez de la date du jeudi pour vous bloquer une plage de travail le mercredi et le lundi d'avant, vous devrez donc voir vos collègues le vendredi de la semaine précédente, ce qui signifie que vous avez besoin de votre problématique dès le jeudi, et ainsi de suite… En bref, vous prenez la date buttoir et remontez votre agenda à l'envers afin de prévoir vos moments de travail !

Eviter le burn-out au travail

Définissez vos objectifs professionnels, et hiérarchisez vos missions par ordre d’importance. Pas la peine de perdre du temps avec des tâches peu importantes alors que vous avez un gros dossier sur le feu ! Organisez-vous selon les moments où vous êtes le plus concentré. Par exemple, si vous avez du mal à travailler entre 13h30 et 14h30 après manger, et de 17h à 18h30 pour la fin de la journée, profitez de ces moments pour effectuer des tâches simples mais un peu ennuyeuses, comme classer vos dossiers ou faire votre planning du lendemain.

N’oubliez pas de prévoir des pauses pendant lesquelles vous ne devez pas travailler. Prenez un véritable moment pour manger le midi, avec vos collègues ou en lisant un livre, et n’emportez pas de dossier pendant votre pause-café ! Si cela est possible, vous pouvez aussi faire une sieste de 20 minutes entre midi et deux pour repartir en pleine forme.

Déléguer pour gagner du temps

Vous ne devez pas accepter toutes les tâches et les garder pour vous, si vous ne vous en sentez pas capable. Sachez déléguer à des personnes plus compétentes ou moins occupées que vous, quand le besoin s'en fait sentir. Si une mission ne correspond pas à votre profil, vous pouvez demander de l'aide et expliquer à votre patron qu'il vaut mieux la confier à une autre personne. Enfin, si vous travaillez en équipe, répartissez équitablement les tâches selon les compétences de chacun.

A la maison, même combat ! Ce n'est pas à vous de ranger, nettoyer et cuisiner seul en plus de devoir gérer votre vie professionnelle. Faites-vous aider par vos enfants, même les tout-petits apprennent vite à mettre la table et faire leur lit, et ils seront ravis de vous imiter ! Pour des enfants un peu plus grands, vous pouvez organiser un planning pour savoir qui met la table, vide le lave-vaisselle ou passe le balai chaque jour.

Et pourquoi ne pas organiser des sessions de cuisine en famille le dimanche avant de congeler les différents repas pour le reste de la semaine ? Une activité familiale qui vous fera gagner du temps dès lundi.

Savoir s'entraider… et dire « non »

L'entraide doit être au centre de votre vie personnelle et professionnelle. Si vous avez besoin d'aide pour réparer la lampe ou laver la voiture, demandez à un membre de votre famille ! Ne vous épuisez pas à tout faire seul, travaillez en équipe. Au travail, vous pouvez aussi discuter avec vos collègues. Peut-être que certaines tâches qui vous irritent plairont à d'autres. Alors si vous préférez remplir un Excel pour la réunion de demain, et que votre collègue aime faire des Powerpoint, répartissez les tâches afin de gagner du temps… et de l'énergie !

Enfin, qu'il s'agisse d'une requête de votre patron, votre moitié ou vos enfants, ne vous épuisez pas ! S'il est important de faire des efforts dans certaines situations, il faut aussi parfois savoir dire non. Vous ne pouvez pas tout faire, alors votre ado peut bien prendre le bus au lieu de vous demander de le conduire chez son meilleur ami, et votre patron trouvera bien une autre personne pour lui faire ses photocopies – un coup de main pourquoi pas, tous les jours il ne faut pas rêver ! Apprenez à dire « non » et à hiérarchiser vos priorités.

Prendre du temps pour soi

Pour être efficace, vous devez prendre du temps pour vous détendre et vous reposer. Prévoyez des plages de « vide » dans votre agenda. Elles vous serviront à terminer un projet en retard ou faire face à un imprévu en cas de besoin, et dans le pire des cas, vous n'aurez tout simplement rien à faire ! Ce sera l'occasion de lire un livre, passer du temps avec vos enfants, ou faire une petite balade au parc.

Prévoyez au moins deux soirées par semaine pour vous. Vous pouvez en profiter pour faire une activité physique, seul, en famille ou entre amis. Faire du sport aide à garder la forme et les idées claires, cuisiner un bon repas, aller au restaurant ou prévoir une soirée ciné avec votre famille. Ces petites habitudes vous permettront de refaire le plein d'énergie et vous ressourcer pour être plus zen.

Lutter contre le stress

Si un petit peu de stress de temps à autre vous permet de dépasser vos limites, vivre avec une épée de Damoclès au-dessus de la tête risque de vous empêcher de bien gérer votre temps. A trop se disperser parce qu'on est angoissé, on fini par ne rien faire de bien. Détendez-vous ! Faites des exercices de respirationsuivez des cours de yoga, allez courir deux fois par semaine, écoutez une musique relaxante en vous rendant au travail, ou prenez quelques minutes de solitude au travail pour penser à autre chose, mais surtout, luttez contre le stress.

Pour vous aider, éviter de regarder vos e-mails de travail après 20h30 (ou avant de dormir), éteignez votre Smartphone avant d'aller au lit, déconnectez-vous le week-end et pendant les vacances, et ne vous jetez pas sur votre boîte mail avant même de vous lever. Être connecté en permanence crée un stress quotidien qui vous empêche d'être efficace à 100 % et de bien gérer votre organisation. Prenez aussi le temps de vivre, de vous déconnecter, de profiter de l'instant présent et de vous amuser.

Avec une bonne organisation, une aide régulière et des moments pour soi, votre quotidien en sera grandement amélioré !

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