Astuces pour réduire la paperasse

La rédaction - publié le 03/09/2019 à 14:30

Entasser la paperasse est une mauvaise habitude entraînant une pollution et un encombrement inutiles. Il suffit d’adopter quelques règles pour y remédier.

Recyclage de la paperasse : apprenez à garder l'essentiel

Au bout d’un certain temps, il est inutile de garder certains documents :

  • Après 6 mois : les factures de réparation concernant les appareils électroménagers ;
  • Après 1 an : chèques encaissés, relevés de paie, factures de câble et de téléphone, relevés et livrets de comptes bancaires ;
  • Après 3 ans : factures de gaz, mazout et électricité, ainsi que les reçus de taxes municipales ;
  • Après 3 à 6 ans : les notes d’honoraires professionnels (comptable, avocat,...) et les factures de soins de santé (lunettes, prothèses dentaires......) ;
  • Après 6 ans : les déclarations de revenus et les documents y afférents.

Toutefois, certains documents ont besoin d’être conservés pendant plus de temps (garanties, contrats d’achats, preuves d’achat, bail,...), ou encore toute la vie (diplômes, certificats de dépôts, livrets de famille, ...). C’est là qu’intervient la nécessité de recourir à un système d’archivage personnel, où chaque dossier aura son emplacement spécifique dans des meubles dédiés.

Recycler et agir sans attendre

Le meilleur moment pour recycler reste à l’ouverture du courrier. En jetant directement le courrier inutile et les enveloppes, vous gagnerez du temps, tout en éliminant déjà un volume de paperasse qui risque de s’entasser rapidement sur un coin de table.Le courrier urgent doit être le seul à avoir le droit de rester sur un bureau. Et encore, il est préférable de s’en occuper immédiatement, la procrastination étant le meilleur ami de l’entassement. Une fois qu’il est traité, le classer tout de suite dans des classeurs ou chemises, bien à l’abri de la vue.Classer ses documents par type et par ordre de priorité ne représente pas seulement une gestion contrôlée et organisée, cela permet également de contribuer au bien-être de chacun. En effet, un environnement bien structuré et ordonné ne peut être que bénéfique.

Archivage en ligne : la solution à adopter

Écologie oblige, plusieurs sociétés proposent actuellement une version électronique des factures. De même valeur légale que les factures en version papier, elles sont disponibles en permanence en ligne, tout en évitant le gaspillage que requiert un règlement par courrier standard (chéquiers, timbres, enveloppes,...). Pour basculer vers ce système simplifié, il suffit de s’inscrire dans le site internet de la société. C’est par exemple le cas de plusieurs institutions bancaires et même de l’administration. Le recours aux prélèvements automatiques constitue ainsi un gain de temps considérable, tout en évitant la paperasse.Pour un archivage en ligne sécurisé, il existe des sites internet qui prennent en charge vos documents transformés en format numérique, et les conservent sur un disque dur extérieur accessible en ligne en permanence. De plus, recourir à ce système permet de sécuriser les documents contre un éventuel problème (incendie, cambriolage,...) et vous offre l’opportunité d’y accéder à tout moment selon vos besoins, et ce, même en cas d’urgence.

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