Trier, recycler, archiver : réduisez la paperasse !

Marie Caillet - publié le 06/01/2021 à 14:30

Voilà bien un endroit qu'on ne trie jamais avec plaisir : le coin des dossiers administratifs. Factures, courriers, fascicules.. Et s'il était temps de passer un petit coup de plumeau ? Une tâche fastidieuse, certes, mais pas si longue à condition de s'organiser !

Étape 1 : prendre du recul

Commençons par le commencement : comment vos papiers sont-ils actuellement triés ? Il y a plusieurs options selon les personnes : des chemises cartonnées, des tiroirs, des dossiers suspendus... ou en vrac. Quoi qu'il en soit, faites 2 vérifications avant de vous attaquer au tri proprement dit : 

  • La solution de rangement actuelle vous plaît-elle toujours ? Votre organisation a peut-être évolué. Essayez de déterminer le type de classement qui vous arrange le plus à l'heure actuelle. Sur des bacs empilables ? Des trieurs verticaux ? En gardant le système précédent ? Quel qu'il soit, il doit pouvoir être facile à atteindre et à manipuler (enlever des dossiers, remettre des papiers...). 
  • Le classement est-il toujours d'actualité ? Le plus simple pour s'y retrouver est évidemment de faire des catégories thématiques, à choisir selon l'appréciation de chacun. Factures, emploi, impôts, mutuelle, assurances, banque, à vous de voir. L'important, c'est que chaque poste administratif soit présent pour vous faciliter le tri. C'est le moment d'actualiser vos catégories de classement si certaines choses se sont ajoutées dans votre vie : agrandissement de la famille, investissement immobilier, lancement d'entreprise... La liste peut être longue !

Étape 2 : démarrer le tri

Voilà l'étape la plus longue... et la moins amusante. Pour rendre les choses plus faciles, prenez au minimum une heure où vous ne vous consacrerez qu'à votre tri. Puis procédez par petites étapes : 

  • Ouvrez un dossier à la fois.
  • Faites un premier tri en jetant tous les papiers périmés ou fascicules inutiles. 
  • Refermez le dossier et passez au suivant : traiter un dossier à la fois vous évitera d'être envahi de paperasse. 

Par prudence, on a souvent tendance à vouloir conserver certains papiers. Au bout d’un certain temps, il est inutile de garder certains documents :

  • Après 6 mois : les factures de réparation concernant les appareils électroménagers ;
  • Après 1 an : chèques encaissés, relevés de paie, factures de câble et de téléphone, relevés et livrets de comptes bancaires ;
  • Après 3 ans : factures de gaz, mazout et électricité, ainsi que les reçus de taxes municipales ;
  • Après 3 à 6 ans : les notes d’honoraires professionnels (comptable, avocat,...) et les factures de soins de santé (lunettes, prothèses dentaires...) ;
  • Après 6 ans : les déclarations de revenus et les documents liés.

En revanche, gardez soigneusement contrats, garanties, preuves d'achat, documents de bail... ou encore diplômes, certificats de dépôts, livrets de famille. 

Étape 3 : dématérialiser ses papiers

Vous avez beaucoup de paperasse, ou vous souhaitez alléger vos archives à l'avenir ? Plusieurs options s'offrent à vous : 

  • Ouvrir un coffre-fort numérique. Il s'agit d'un cloud hautement sécurisé où vous pourrez stocker vos documents administratifs. Recourir à ce système permet de sécuriser les documents contre un éventuel problème (incendie, cambriolage,...) et vous offre l’opportunité d’y accéder à tout moment selon vos besoins, et ce, même en cas d’urgence. 
  • Demander des factures électroniques. Écologie oblige, plusieurs sociétés proposent actuellement des documents dématérialisés. De même valeur légale que les factures en version papier, elles sont disponibles en permanence en ligne, tout en évitant le gaspillage que requiert un règlement par courrier standard (chéquiers, timbres, enveloppes,...). Pour basculer vers ce système simplifié, il suffit de s’inscrire dans le site internet de la société. C’est par exemple le cas de plusieurs institutions bancaires et même de l’administration. Le recours aux prélèvements automatiques constitue ainsi un gain de temps considérable, tout en évitant la paperasse.

Étape 4 : recycler et agir sans attendre

Le meilleur moment pour recycler reste à l’ouverture du courrier. En jetant directement le courrier inutile et les enveloppes, vous gagnerez du temps, tout en éliminant déjà un volume de paperasse qui risque de s’entasser rapidement sur un coin de table.

Le courrier urgent doit être le seul à avoir le droit de rester sur un bureau. Et encore, il est préférable de s’en occuper immédiatement, la procrastination étant le meilleur ami de l’entassement ! Une fois qu’il est traité, classez tout de suite chaque document dans des classeurs ou chemises. 

Pour une maison bien rangée et des idées bien en place, il est important de trier ses documents administratifs de temps en temps. En optimisant votre classement, vous faciliterez votre tri au quotidien, retrouverez plus facilement des papiers si besoin et vous faciliterez votre classement futur. Autant de bonnes raisons de s'y mettre !

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